Controlar os custos em viagens corporativas tornou-se uma prioridade para empresas que buscam eficiência sem comprometer o conforto e a produtividade dos colaboradores. Conforme o Levantamento de Viagens Corporativas (LVC), em 2024, os negócios brasileiros atingiram um gasto recorde de R$ 131 bilhões com serviços relacionados às viagens de trabalho.
O montante representa um avanço de 5,5% em comparação com 2023, que marca o maior valor registrado desde o início da série histórica, em 2011. Somente no último ano, o aumento nas despesas foi de R$ 6,8 bilhões. Saiba quais soluções devem ser incorporadas à rotina das organizações para manter a qualidade da experiência, enquanto se reduz o impacto no orçamento.
Planejamento
Um dos pilares da economia em viagens corporativas é o planejamento. A compra de passagens e reservas de hospedagem realizadas de 30 a 40 dias antes da data prevista pode resultar em tarifas menores. Além disso, quanto antes a viagem for organizada, maior a chance de garantir melhores horários de voos e acomodações em localizações estratégicas.
Política de viagens corporativas
Estabelecer uma política de viagens clara e adaptável é essencial para alinhar expectativas e controlar despesas. Essa política deve abordar pontos como limites de gastos por categoria (transporte, alimentação, hospedagem), processos de aprovação de despesas fora do padrão e diretrizes sobre saúde e segurança durante a viagem.
Alimentação e transporte
Optar por parcerias com empresas de transporte e restaurantes ou lancherias pode diminuir consideravelmente os custos. Convênios com redes de mobilidade urbana ou de transporte executivo facilitam a procura por tarifas mais acessíveis.
No caso da alimentação, vale adotar limites diários de despesas e incentivar o uso de estabelecimentos conveniados. É possível ainda disponibilizar cartões corporativos com regras definidas, o que proporciona maior controle e facilidade na prestação de contas.
Hospedagem: conforto com custo-benefício
Comparar preços com antecedência, considerar a localização próxima aos compromissos do funcionário e analisar a estrutura oferecida são critérios que devem ser levados em consideração na hora de procurar uma boa hospedagem.
Participe de programas de fidelidade ou firme convênios com redes hoteleiras voltadas para viagens corporativas para gerar descontos e vantagens adicionais, como upgrades ou flexibilidade de check-in e check-out.
Negociação com fornecedores
Compreender o perfil e o volume das viagens realizadas pela empresa permite realizar negociações mais assertivas com fornecedores de passagens, hospedagens, transportes e seguros. Estabelecer acordos fixos com parceiros oferece mais estabilidade nos preços e facilita o planejamento financeiro.
Avaliação contínua
Manter um sistema de avaliação e revisão contínua das viagens corporativas é indispensável para identificar gargalos e realizar ajustes. Além disso, reconhecer colaboradores e equipes que demonstram responsabilidade e eficiência durante esses trajetos pode incentivar boas práticas e promover engajamento interno.
