A gestão de custos é um termo usado por proprietários de pequenas e grandes empresas em todos os setores, sendo crucial para o desenvolvimento de um negócio.
Para que isso seja possível, envolve uma série de estratégias, processos e métodos de gerenciamento de custos, despesas e outras decisões financeiras.
É comum que os novos empreendedores, de pequenas empresas, não tenham o conselho ou orientação necessária logo no início dos negócios para tomar decisões importantes e que impactam diretamente na saúde financeira – afinal, até mesmo questões simples de outros setores, como a aprovação de uma campanha de marketing, envolve um orçamento adequado.
Isso pode levar a uma variedade de interrupções, decepções e situações estressantes ao iniciar um novo negócio; no entanto, as habilidades de gestão de custos podem ajudar a se manter ativo qualificadamente, e até mesmo ferramentas, processos e suportes podem ser necessários para uma boa gestão, devido sua importância.
Para entender melhor a importância da gestão de custos, a seguir estão detalhes interessantes sobre os muitos benefícios, impactos e as diferentes estratégias que podem ser empregadas em diferentes tipos de negócios.
O que é gestão de custos?
Para entender a importância da gestão de custos em uma empresa em ascensão, seja ela uma produtora de balcão refrigerado pequeno ou uma loja de doces, é essencial compreender em que o processo de gerenciamento consiste.
Sendo assim, a gestão de custos se torna um controle apurado dentre os muitos recursos financeiros empregados no desempenho da atividade empresarial, incluindo:
- Despesas gerais;
- Equipamentos;
- Insumos;
- Mão de obra;
- Obrigações fiscais;
- Transporte.
A gestão de custos é extremamente importante para qualquer negócio.
Sem ela, as finanças podem dar errado e impactar no desenvolvimento do negócio e fazer com que o empreendedor tenha algumas perguntas difíceis de responder, o que leva ao próximo tópico.
Qual a importância da gestão de custos?
A gestão de custos traz muitos benefícios para qualquer negócio, principalmente por fornecer os subsídios necessários para a tomada de decisões estratégicas e corretamente.
Vai além, pois uma gestão de custos eficaz também é importante por diferentes outros fatores.
Primeiro, porque permite monitorar a saúde financeira do negócio na produção de bancada de aço inox para cozinha, se for o caso e, a partir daí, disponibilizar informações para a tomada de decisão que leva a empresa ao crescimento sustentável.
Em segundo lugar, otimiza o planejamento financeiro da instituição, principalmente por tornar eficaz o cálculo e o planejamento dos gastos.
Outro fator importante é que possibilita reduzir custos e aumentar a margem de lucro, pois permite identificar gastos desnecessários que não estão gerando retorno, bem como melhores oportunidades de investimento.
4 passos para implementação da gestão de custos
Embora a gestão de custos seja um processo contínuo, o gerenciamento pode ser dividido em 4 estágios sequenciais.
Isso permite que as organizações avaliem os planos para fazer ajustes.
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Planejamento de recursos
O planejamento de recursos é a tarefa de descobrir os recursos necessários para concluir um projeto.
Para as empresas, os recursos podem incluir mão de obra, equipamentos, matérias-primas, estoque e instalações.
O planejamento de recursos deve ser concluído antes de iniciar um projeto.
Isso para garantir um pleno uso e controle de gastos, estruturar os investimentos necessários e o que será direcionado para as etapas cruciais, bem como para evitar interrupções que possam ocorrer devido a materiais insuficientes para a produção de brindes personalizados para empresas parceiras, por exemplo.
Primeiro, os gestores de projeto precisam criar uma estrutura analítica, que isola cada etapa da operação, facilitando a identificação de quais recursos são necessários.
Caso os gestores não estejam familiarizados com algumas das tarefas, eles podem pedir a opinião de funcionários experientes ou de consultorias dedicadas.
Os gestores também devem fazer uma lista detalhada de todos os recursos que precisam ser adquiridos, juntamente com os prazos.
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Estimativa de custos
A estimativa de custos é o processo de calcular o valor de todos os recursos necessários para o projeto.
Para fazer isso, a administração precisa de informações sobre:
- Custos de projetos anteriores;
- Lista de suposições;
- Preços de materiais;
- Por quanto tempo cada recurso é necessário;
- Relatórios de despesas;
- Requisitos de recursos;
- Riscos potenciais;
- Situação financeira da empresa.
Normalmente, essa é a etapa mais desafiadora, pois exige que os gestores calculem a estimativa mais precisa para executar as próximas etapas.
Há também muitos elementos a serem considerados, como custos fixos, variáveis, despesas gerais ou com cabeamento estruturado de redes, e inflação, alguns dos quais podem mudar ao longo do projeto.
Quanto maior a diferença entre os custos reais e estimados, maior a probabilidade do projeto falhar ou prejudicar o financeiro de um negócio.
Portanto, os gestores devem considerar o uso de modelos de estimativa para melhor prever as despesas e acompanhar em cada processo para melhor gerenciamento dos custos.
O modelo de estimativa análogo usa dados históricos e tendências para prever custos para projetos semelhantes, tornando-o ideal para empresas que mantêm documentação por longos períodos.
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Orçamento de custos
O orçamento de custos às vezes é agrupado com a estimativa de custos, mas requer mão de obra suficiente para subdividir e ser considerado adequadamente.
Também se torna um processo para designar fundos para diferentes projetos, operações e departamentos por um período de tempo específico. Os orçamentos devem incluir reservas para contingências caso ocorram despesas inesperadas.
Ao estabelecer um orçamento para uma consultoria ambiental, por exemplo, as empresas podem criar uma linha de base de despesas para medir o desempenho de custos.
Isso permite que o gerenciamento quantifique a diferença entre os custos reais e estimados, ao invés de fazer referência a uma métrica abstrata.
Um orçamento preciso permite que as empresas prevejam o fluxo de caixa futuro e melhorem as estratégias orçamentárias.
Quando o ano fiscal termina, os consultores financeiros podem avaliar as despesas para determinar se há fundos sobrando e discutir como eles podem firmar o orçamento para o ano seguinte.
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Controle de custos
O controle de custos mede as variações de despesas, desde a linha de base para formular a ação corretiva apropriada. Isso pode incluir expandir o orçamento ou minimizar o projeto para diminuir a lacuna.
Além da linha de base de despesas com empresa terceirizada de limpeza, a administração deve determinar como medir o desempenho financeiro organizacional, juntamente com quaisquer desvios.
Muitas empresas usam a abordagem de gerenciamento de valor agregado para medir o desempenho de custos. Esse método compara quanto do financiamento atribuído é usado em um determinado momento com o orçamento geral.
Benefícios relacionados à gestão de custos
Além do benefício óbvio de economizar dinheiro, as empresas que praticam o controle de custos podem aumentar sua eficiência por meio de atividades correntes de uma organização.
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Gestão da dívida
A dívida vem com a execução de qualquer negócio, especialmente para startups e pequenas empresas – que normalmente não possuem uma conta poupança.
Ao reduzir as despesas, as empresas podem minimizar dívidas e aumentar o valor geral.
O capital economizado pela minimização de custos pode então ser aplicado em economias ou investimentos em diferentes estratégias, como novos produtos, como kit bíblico, ou mesmo em ações de engajamento com brindes para distribuição entre os funcionários.
Sem controle de custos, as organizações podem acumular dívidas rapidamente, muito por conta da má gestão financeira, e potencialmente sair do negócio.
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Orçamentos aumentados
O dinheiro economizado com despesas desnecessárias também pode ser usado para aumentar os orçamentos de outros departamentos.
A maioria das empresas direciona fundos extras para setores de marketing e publicidade, pois normalmente apresentam o maior ROI (Return Over Investiment), isto é, o retorno sobre o investimento, por meio do aumento do tráfego e das vendas.
No entanto, isso só é eficaz para empresas que já possuem uma clientela e uma linha de produtos estabelecidas.
Por exemplo, um varejista que já identificou o perfil demográfico e modelou a persona do comprador pode investir em uma campanha de marketing direcionada para garantir exposição.
Quaisquer fundos restantes podem ser usados para aumentar a equipe de vendas, ou até mesmo desenvolver promoções adicionais.
Assim, é importante estabelecer primeiro esses aspectos de estudos e compreensão do mercado e do público do projeto também, antes de iniciá-lo efetivamente.
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Melhor crédito
As empresas precisam de crédito para serem aprovadas para empréstimos caso precisem. Isso significa que é necessário manter um baixo índice de endividamento.
Embora possa ser difícil reduzir imediatamente a dívida acumulada de grandes ativos, como equipamentos e propriedades, as organizações devem considerar minimizar as despesas contínuas, como custos operacionais.
Ao eliminar pequenos gastos, as empresas podem aumentar as classificações de crédito e garantir empréstimos para investir em ativos essenciais, incluindo estoque, instalações e manutenção de aquecedor a gás Komeco para a climatização, dentre outras melhorias.
Esses investimentos promovem a expansão da empresa, permitindo gerenciar melhor as despesas, à medida que aumentam a receita, ao passo em que o negócio também é melhor desenvolvido em todos os aspectos.
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Vantagem competitiva aprimorada
Fazer investimentos para o crescimento do negócio dá às empresas uma vantagem competitiva significativa sobre as organizações que não praticam o controle de custos.
Assim, construir uma reputação de escolhas financeiras inteligentes, em diferentes momentos, proporciona às empresas alavancagem ao negociar contratos e atrair investidores.
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Moral melhorado
Um negócio em expansão também aumenta o moral entre os funcionários, pois lhes dá uma sensação de realização e orgulho de trabalhar para uma empresa em crescimento.
Também dá a muitos funcionários entusiasmo para continuar trabalhando com a organização, principalmente se os custos otimizados também contribuírem com melhorias e benefícios para os profissionais – que se sentirão valorizados.
Pesquisas mostram que os funcionários são mais propensos a trabalhar duro quando o desempenho é reconhecido e recompensado.
Assim, ao expandir o negócio, os trabalhadores têm a oportunidade de serem promovidos e subirem no patamar profissional, reforçando a motivação e engajamento.
Conclusão
Com uma gestão de custos eficaz, as empresas podem adotar uma abordagem proativa no cumprimento das obrigações financeiras, reduzir despesas e aumentar os lucros, ao mesmo passo que qualifica o negócio e seus profissionais.
Texto originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, canal em que você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
